Dossiers

• Inclus dans Pro et Équipe
• Un rapport par dossier

Les dossiers sont inclus à partir de l’offre Pro : 5 dossiers avec Pro et autant que vous voulez avec Équipe. L’essai les inclut.

Le principe

Un dossier range les machines d’un même client : le cabinet comptable, la pharmacie, l’atelier. Une machine est dans un dossier au plus ; les autres sont « Sans dossier ». Tous les membres voient tous les dossiers ; les propriétaires et les administrateurs les créent, les changent et y rangent les machines.

Créer un dossier

Dans Réglages › Dossiers, cliquez sur « Nouveau dossier » et donnez-lui un nom, unique dans l’organisation. Sa fiche règle le reste : son logo, le nom qui figure dans ses rapports, son rapport et les adresses prévenues de ses alertes. Tant qu’il n’a pas de logo, ses initiales le représentent.

Ranger les machines

• À l’installation : dans « Ajouter une machine », l’étape « Rangez-la dans un dossier · facultatif » choisit le dossier, « Sans dossier » par défaut. Il est porté par la commande, et la machine y arrive directement.
• Depuis la machine : dans sa fiche, section « Détails », la ligne « Dossier » ouvre le menu « Ranger dans ».
• Depuis le dossier : sur sa fiche, « Ajouter une machine » ouvre l’installation, le dossier déjà choisi.

La vue d’un dossier

Au-dessus de la phrase d’état, le sélecteur « Tous les dossiers » limite toute la vue d’ensemble à un dossier : la phrase (« Chez Cabinet Durand, tout tourne. »), les trois chiffres, la baie, le tableau et la date de son prochain rapport. La baie garde l’échelle de tout le parc, pour que deux machines ne paraissent pas plus grandes que six. Son menu liste chaque dossier avec son nombre de machines, puis « Gérer les dossiers », qui mène à Réglages › Dossiers. L’adresse de la page garde le dossier choisi : vous pouvez la mettre en favori.

Pour le dossier de vos propres machines, cochez « Ce sont mes propres machines » sur sa fiche : la phrase dit alors « Chez vous, tout tourne. » Un seul dossier par organisation porte cette marque.

Le rapport du dossier

Chaque dossier a son rapport, hebdomadaire, mensuel ou les deux, limité à ses machines, avec son logo et son nom en tête et, en pied de page, « Préparé par » suivi du nom de votre organisation. Il part aux destinataires du dossier seulement, et seulement s’il a au moins un destinataire et une machine ; ceux de l’organisation reçoivent le rapport de tout le parc. Vos clients n’ont pas de compte Kelva : l’e‑mail dit qu’il vient de la part de votre organisation, sans bouton vers Kelva, et à qui écrire pour ne plus le recevoir. Dans Rapports, le sélecteur à droite de « Prochain rapport » montre l’aperçu, les réglages et les archives de chaque dossier.

Les alertes du dossier

Sur la fiche du dossier, les adresses de la ligne « Alertes » sont prévenues des alertes de ses machines, en plus de celles de l’organisation. Une adresse présente aux deux endroits ne reçoit qu’un message. Une adresse du dossier seulement reçoit le message sans bouton vers Kelva, avec une ligne qui dit que votre organisation la prévient et à qui écrire pour ne plus le recevoir. Le webhook reste celui de l’organisation : son corps JSON nomme le dossier de la machine (voir Webhook).

Supprimer un dossier

En bas de sa fiche, « Supprimer le dossier ». Ses machines passent « Sans dossier », ses rapports déjà envoyés restent dans les archives de l’organisation, et rien d’autre n’est supprimé.

Si votre offre change

Sur une offre sans dossiers, après l’essai ou un changement d’offre, vos dossiers restent visibles, avec leurs réglages et leurs machines, mais ne se modifient plus. Leurs rapports et leurs adresses d’alerte en plus sont suspendus ; tout reprend tel quel dès que l’offre les inclut à nouveau. Au-delà de la limite d’une offre, rien n’est suspendu : seule la création d’un nouveau dossier attend.